Les gens étant contraints de rester à la maison pour leur sécurité mais devant continuer à travailler, les réunions virtuelles sont devenues la principale forme de communication entre les dirigeants et leurs employés.
1. Assurez-vous que tout le monde a sa caméra allumée (n’utilisez pas seulement l’audio).
Les vidéoconférences sont beaucoup plus efficaces que les audioconférences. Une étude récente de gigaoam a révélé que «87% des travailleurs à distance se sentent plus connectés grâce à l’utilisation de la visioconférence.» Cela garantit que chaque personne participant à votre réunion virtuelle est concentrée et engagée. Sans vidéos, les participants peuvent effectuer plusieurs tâches à la fois ou sortir de la réunion. Parce qu’ils sont «devant la caméra», les gens ont tendance à rester alertes et concentrés. Vous obtiendrez plus de productivité lorsque vous pourrez tous vous surveiller les uns les autres. Rendre obligatoire la mise en marche de leur caméra.
2. Connectez-vous avec vos collaborateurs avec empathie, égalité et réelle préoccupation.
Virtual meetings can often appear cold and detached. To avoid this, you need to show empathy for your people. It’s OK to show genuine concern for them. In this way, you can connect with them. Acknowledge everyone in the virtual room, not just during a roll-call at the beginning of the meeting but also during the meeting itself. Let everyone talk so that they can share their ideas as well (we’ll talk more about this later). When you allow them to share their ideas, it shows that you value their input.
Assurez-vous également que le manque de respect n’est pas toléré lors de votre réunion. S’il semble que quelqu’un ne soit pas respecté, intervenez et intervenez; insister sur le besoin de respect. De plus, si vous rencontrez d’autres personnes de différents fuseaux horaires, tenez également compte de leurs fuseaux horaires. Définissez une heure de réunion qui convient à tout le monde . Par exemple, s’ils ne sont nécessaires que pour un sujet spécifique, autorisez-les à rester uniquement pour cette partie de la réunion. De cette façon, vous montrez à vos employés que vous vous souciez également de leur bien-être.
3. Demandez s’il y a quelque chose dont ils ont besoin.
Assurez-vous de poser des questions à vos employés sur les problèmes qu’ils pourraient rencontrer. Bien que cela puisse paraître surprenant, tout le monde n’a pas tout ce dont il a besoin pour organiser une réunion virtuelle efficace. Par exemple, s’ils n’ont pas de configuration de bureau ou d’ordinateur portable, ils seront obligés d’utiliser leur téléphone, ce qui crée plus de bruit de fond. Le bruit de fond est gênant. S’il existe un moyen pour votre entreprise de fournir de tels articles à vos employés, à condition que l’équipement ne soit utilisé pour le travail que lorsqu’ils sont à la maison, envisagez de le faire. Très probablement, ils n’ont besoin que d’un ou deux éléments pour terminer leur configuration, comme la caméra ou un microphone et un casque dédiés. Si ce n’est pas possible et que vos employés ont la possibilité d’acheter les leurs, pensez à leur donner des recommandations sur l’équipement à obtenir.
4. Donnez aux gens l’occasion de partager leurs réflexions.
Malgré la nécessité de rester sur le sujet, assurez-vous de laisser les autres partager leurs pensées. En tant que leader, c’est votre travail de faciliter la réunion afin que tout le monde reste sur le sujet, mais donnez à chaque individu deux à trois minutes pour poser des questions, soulever des préoccupations, fournir des mises à jour, etc. En tant que facilitateur, vous coordonnez les réunions, alors quand plus des individus extravertis commencent à dominer la réunion, interviennent et dirigent les demandes vers les individus les plus calmes. De cette façon, vous pouvez obtenir les commentaires de tout le monde. Cela vous permet également de vous assurer que tout le monde participe et s’implique vraiment.
5. Établissez un ordre du jour avec un plan et nommez quelqu’un comme chronométreur.
Afin de rester concentré et sur le point, il est important que vous définissiez un ordre du jour afin que vous puissiez suivre la réunion. La préparation est la clé. Avant d’organiser la réunion, assurez-vous que vous avez déjà un aperçu de ce qui sera discuté et combien de temps il faudra à votre équipe pour en discuter. Fixez une limite de temps pour chaque sujet de discussion. De plus, si vous pensez que vous ne pourrez pas faire le suivi, nommez quelqu’un d’autre pour agir comme chronométreur afin que vous puissiez vous concentrer sur l’animation de la réunion.
Bien que les réunions en face à face puissent encore être meilleures, les réunions virtuelles existent pour vous permettre de toucher vos collaborateurs à travers le monde. Ces cinq conseils vous aideront à garantir une productivité et une efficacité élevées lors de vos réunions virtuelles.
